Política de privacidad - activoinmobiliarios.com

Política de Privacidad de Activos Inmobiliarios & Financieros S.A.S.

ACTIVOS INMOBILIARIOS & FINANCIEROS S.A.S., sociedad comercial debidamente constituida conforme a la legislación vigente de la República de Colombia, con domicilio en la ciudad de Girardot, Cundinamarca, Colombia, y correo electrónico servicioalcliente@activoinmobiliarios.com, (en adelante, la Inmobiliaria), pone a disposición de los usuarios del portal web activoinmobiliarios.com y de los servicios inmobiliarios ofrecidos (corretaje, administración, avalúos, asesoría crediticia, etc.), la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Esta política describe las finalidades, derechos y obligaciones en el manejo de datos personales que realiza la Inmobiliaria.

1. Definiciones

Para efectos de la interpretación de esta política, se adoptan las siguientes definiciones (conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables):

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Usuario: Cualquier persona que accede al portal web de la Inmobiliaria (mediante computador o dispositivo móvil) y hace uso de sus contenidos. En caso de contar con funcionalidad de registro en el portal, el Usuario Registrado será aquel que se inscriba proporcionando un correo electrónico y contraseña (debiendo tener capacidad legal para actuar en nombre propio o de la entidad que represente).
Portal Web: El sitio web operado por la Inmobiliaria, accesible en el dominio activoinmobiliarios.com, por medio del cual los Usuarios pueden acceder a los servicios y contenidos de la empresa.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de esta política de tratamiento de información, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento que se dará a sus datos personales.
Dato Público: Es el dato personal que no es semiprivado, privado ni sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante o de servidor público, o aquellos que por disposición legal o constitucional son públicos. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales o sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Semiprivado: Información no íntima, reservada ni totalmente pública, cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al Titular sino a cierto sector, grupo de personas o a la sociedad en general. (Ejemplo: datos financieros o crediticios de actividad comercial, según Ley 1266 de 2008).
Datos Sensibles: Aquellos datos personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos sobre salud, vida sexual, datos biométricos (como huellas dactilares, fotografías, firma digital, entre otros).
Información financiera, crediticia, comercial, de servicios: Se refiere a la información relacionada con el nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen (definición conforme a la Ley 1266 de 2008, relativa a habeas data financiero).
Transferencia: Envío de datos personales por parte del Responsable o Encargado del Tratamiento (domiciliado en Colombia) a un tercero receptor (Responsable) dentro o fuera del país.
Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia, con el propósito de que un Encargado realice un Tratamiento por cuenta del Responsable.

2. Objeto y Finalidad del Tratamiento

La información personal que el Titular proporciona a la Inmobiliaria, de manera directa (por ejemplo, a través de formularios de contacto, futuros registros en el portal web, comunicaciones vía WhatsApp u otros medios) tiene por objeto permitir la adecuada prestación de nuestros servicios inmobiliarios, que incluyen, entre otros:

Corretaje y gestión inmobiliaria: promoción, oferta y negociación de bienes inmuebles de terceros para venta o arriendo.
Servicios a clientes y prospectos: mantenimiento de la relación cliente–proveedor–consumidor, mediante actividades de servicio al cliente, atención de solicitudes, quejas o reclamos, y estrategias de mercadeo relacional.
Envío de información y mercadeo: remisión de comunicaciones informativas, publicitarias o promocionales sobre nuestro portafolio de servicios, novedades del sector inmobiliario, inmuebles disponibles, eventos o promociones, a través de correo electrónico, mensajería instantánea (ej. redirección a chat de WhatsApp) u otros medios de contacto suministrados.
Verificación y análisis crediticio: consulta, verificación y evaluación de la capacidad de pago, antecedentes crediticios y demás información financiera del Titular, con el fin de determinar la viabilidad de entablar o mantener una relación contractual (por ejemplo, evaluar candidatos para arrendamiento, financiar la compra de un inmueble o vincular aliados comerciales).
Estudios de mercado y estadísticas: realización de estudios sobre preferencias, hábitos de consumo y análisis estadísticos del uso de nuestro portal (por ejemplo, inmuebles buscados, secciones más visitadas), para mejorar la oferta de servicios y la experiencia de usuario.
Cumplimiento de obligaciones contractuales y legales: ejecutar las obligaciones derivadas de los contratos celebrados con nuestros clientes, proveedores y aliados; así como cumplir con deberes legales aplicables a la actividad inmobiliaria (por ejemplo, prevención de lavado de activos, respuestas a autoridades, etc.).
Evaluación de calidad y servicio: contactar a los Titulares para evaluar la calidad de nuestros servicios, realizar encuestas de satisfacción y mejorar nuestros procesos internos.
Administración tecnológica: enviar y almacenar los datos personales en los servidores o servicios de hosting utilizados por la Inmobiliaria para la operación de su portal web y la gestión de sus bases de datos, incluyendo servicios contratados con terceros (proveedores de alojamiento web, plataformas CRM, etc.), siempre bajo medidas de seguridad adecuadas.

Datos personales recolectados: La Inmobiliaria podrá solicitar, entre otros, los siguientes datos del Titular: nombre y apellidos, tipo y número de identificación, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, género, datos de contacto (dirección física, teléfono, correo electrónico, perfiles de redes sociales), información sobre sus intereses en bienes inmuebles, referencias de contacto y su parentesco, información profesional o laboral, e información financiera necesaria para evaluar capacidad de pago (ingresos, referencias crediticias, etc.).

En todo caso, la recolección será limitada a datos pertinentes y adecuados para las finalidades mencionadas. La Inmobiliaria podrá usar los datos de contacto proporcionados para notificar al Titular sobre actualizaciones en los servicios, cambios en términos y condiciones, o información relevante del sector inmobiliario.

3. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos

En el desarrollo e implementación de la presente política y en todas las actividades de Tratamiento de datos personales, la Inmobiliaria se rige por los siguientes principios rectores:

Principio de Legalidad: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que se realizará conforme a lo establecido en la ley colombiana vigente y demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de Finalidad: El Tratamiento obedecerá a finalidades legítimas, informadas al Titular al momento de la recolección de los datos. Los datos no serán tratados con propósitos incompatibles con aquellos autorizados y/o informados.
Principio de Libertad: El Tratamiento solo se llevará a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Ningún dato personal será obtenido o divulgado sin autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que supla el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos o que induzcan a error. El Titular se compromete a proporcionar datos veraces y a comunicarnos oportunamente cualquier actualización o corrección.
Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos personales en nuestras bases de datos. Cualquier consulta o solicitud del Titular sobre sus datos será atendida conforme a los términos de ley.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales y de las normas vigentes. Solo tendrá acceso a los datos personales aquella persona autorizada por el Titular o con facultad legal para hacerlo. Los datos personales no estarán disponibles en fuentes de acceso público en Internet u otros medios masivos de divulgación, a menos que la naturaleza del dato sea pública o el acceso esté técnicamente controlado y restringido únicamente a Titulares o terceros autorizados por ley.
Principio de Seguridad: La información personal será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos, procurando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La Inmobiliaria implementa protocolos y controles de seguridad de la información conforme al nivel de sensibilidad de los datos.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos personales (que no tengan naturaleza pública) están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con las labores que comprende el Tratamiento. Solo se realizará suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda a lo previsto en la ley o cuando medie autorización del Titular.

4. Protección de Niños, Niñas y Adolescentes

La Inmobiliaria no recopila ni trata intencionalmente datos personales de menores de edad. Nuestros servicios y contenidos están dirigidos a personas mayores de 18 años. En caso de que, por la naturaleza de algún servicio específico, llegásemos a requerir información de menores (por ejemplo, beneficiarios de un negocio jurídico), se cumplirá estrictamente con los requisitos legales de autorización por parte de los representantes legales y de respeto absoluto del interés superior del menor. No se solicitarán datos sensibles de niños, niñas o adolescentes en ninguna circunstancia.

5. Tratamiento de Datos Sensibles

Por regla general, la Inmobiliaria evita la recolección de Datos Sensibles. No obstante, de llegar a tratarse datos sensibles del Titular, se hará únicamente en los siguientes eventos permitidos por la ley:

Cuando el Titular ha dado su autorización explícita para el tratamiento de dichos datos, salvo en los casos en que no se requiera dicha autorización por disposición legal.
Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En tal evento, los representantes legales del Titular podrán otorgar la autorización.
Cuando el Tratamiento sea realizado en el marco de actividades con fines históricos, estadísticos o científicos. En estos casos, se adoptarán las medidas para la supresión de identidad de los Titulares (dato anonimizado).
Cuando el Tratamiento se refiera a datos sensibles necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Adicionalmente, para cualquier actividad de recolección de datos sensibles, la Inmobiliaria se compromete a cumplir con las siguientes obligaciones especiales:

Informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles (es voluntario).
Informar de manera explícita y previa cuáles datos son sensibles y la finalidad exacta del Tratamiento, obteniendo el consentimiento expreso del Titular.
Adoptar mayores niveles de seguridad y confidencialidad para el manejo de datos sensibles, restringiendo su acceso únicamente a personal autorizado que requiera conocer dicha información para las finalidades autorizadas.

6. Derechos de los Titulares de Datos

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen los siguientes derechos fundamentales respecto de sus datos:

Derecho de Acceso, Conocimiento y Rectificación: Conocer en detalle los datos personales sobre sí mismos que reposan en las bases de datos de la Inmobiliaria; y solicitar en cualquier momento la actualización, rectificación o corrección de aquellos datos que estén parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, desactualizados, o cuyo Tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Derecho a la Prueba de la Autorización: Solicitar evidencia de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, salvo en los casos en que la ley no exige dicha autorización. (Por ejemplo, cuando se trate de datos de naturaleza pública, información requerida por entidad pública en ejercicio de sus funciones legales, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamientos autorizados por ley para fines históricos, estadísticos o científicos, o datos del registro civil).
Derecho a ser Informado sobre el Uso: Pedir, previa solicitud, información sobre el uso que la Inmobiliaria ha dado a sus datos personales, es decir, conocer cómo y para qué se han utilizado.
Derecho a Presentar Quejas ante la Autoridad: Presentar quejas o reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (Delegatura de Protección de Datos Personales) u otra autoridad de control competente, por infracciones a la legislación de protección de datos por parte de la Inmobiliaria o cualquier Encargado.
Derecho a Revocar la Autorización y/o Solicitar la Supresión: En cualquier momento, revocar la autorización previamente otorgada y/o solicitar la eliminación (supresión) de sus datos personales de las bases de datos, cuando considere que la Inmobiliaria no ha respetado los principios, derechos y garantías constitucionales y legales aplicables. Esta revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio determine que en el Tratamiento se incurrió en conductas contrarias a la ley y la Constitución. (Nota: La solicitud de supresión de datos y la revocatoria de la autorización no procederán cuando exista deber legal o contractual del Titular de permanecer en la base de datos, por ejemplo, obligaciones contractuales vigentes que lo requieran).
Derecho de Acceso Gratuito: Acceder de forma gratuita a sus datos personales que estén bajo Tratamiento, al menos una vez al mes, y cada vez que existan cambios sustanciales en esta Política que motiven nuevas consultas.

Adicionalmente, el Titular tiene derecho a que sus datos no sean difundidos o entregados a terceros sin su autorización, y a que no se publiquen datos que estén siendo controvertidos por él o cuyo tratamiento esté suspendido por orden de autoridad competente.

7. Ejercicio de los Derechos por parte de los Titulares

Los derechos de consulta, actualización, rectificación, cancelación, oposición, revocatoria y demás, podrán ser ejercidos por:

El Titular de los datos, acreditando su identidad por los medios que la Inmobiliaria disponga (por ejemplo, presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original al realizar la solicitud, o validación a través de mecanismos electrónicos seguros).
Los causahabientes del Titular (herederos), quienes deberán acreditar tal calidad.
El representante legal y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación mediante poder otorgado conforme a la ley.
Otras personas autorizadas por el Titular o por la ley para ejercer los derechos en su nombre (por ejemplo, en caso de menores de edad, sus representantes legales). En el caso de niños, niñas o adolescentes, sus derechos serán ejercidos por las personas facultadas para representarlos.

La solicitud para ejercer los derechos deberá cumplir con los requisitos señalados en la ley y en esta Política, según el tipo de petición (consulta o reclamo), como se explica en los numerales 11 y 12 siguientes.

8. Deberes de la Inmobiliaria como Responsable del Tratamiento

Activos Inmobiliarios & Financieros S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, asume los siguientes deberes en relación con los datos de los Titulares:

Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho fundamental de hábeas data (autodeterminación informativa).
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, en forma adecuada para su consulta posterior, salvo en los casos en que la autorización no es requerida por ley.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada, en el momento de solicitar su consentimiento.
Conservar la información personal bajo condiciones de seguridad adecuadas, de modo que se prevenga su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Procurar que los datos personales que se suministren a cualquier Encargado del Tratamiento (p. ej., proveedores de servicios) sean veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Si la Inmobiliaria llega a advertir datos erróneos o falsos, deberá corregirlos o eliminarlos, según corresponda.
Actualizar oportunamente los datos, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado (por ejemplo, rectificaciones, autorizaciones revocadas, supresiones), para mantener la información al día.
Rectificar los datos personales cuando sea procedente y comunicar lo pertinente al Encargado (si lo hay) para que este a su vez realice la rectificación.
Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente aquellos datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado en los términos de la ley.
Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular, mediante las cláusulas contractuales o acuerdos de confidencialidad que sean aplicables.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los plazos y términos establecidos por la normatividad (ver sección 11 y 12).
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular (por ejemplo, cuando un Titular ha presentado un reclamo de corrección o supresión, hasta que se resuelva, marcar el dato como “en discusión”).
Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio) sobre eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los Titulares (por ejemplo, incidentes de seguridad que comprometan datos personales).
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio u otra autoridad competente en materia de protección de datos personales.

Estos deberes se entienden sin perjuicio de los demás previstos en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, y demás normas complementarias o que la sustituyan.

9. Autorización del Titular y Mecanismos para Obtenerla

Como regla general, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de la Inmobiliaria requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. Por lo tanto, en todos los casos se solicitará al Titular una autorización clara que permita el Tratamiento de sus datos para las finalidades aquí expuestas, salvo las excepciones previstas en la ley en las cuales no es requerida dicha autorización (ver sección 6, segundo punto, acerca de los casos del artículo 10 de la Ley 1581).

La autorización del Titular podrá ser obtenida por cualquier medio que permita evidenciarla de forma adecuada: por escrito (por ejemplo, formularios electrónicos en el sitio web, formatos físicos de autorización), de forma oral (grabaciones telefónicas) o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir que otorgó su consentimiento. En ningún caso el silencio será asumido como una autorización.

Cuando la autorización se obtenga mediante mecanismos tecnológicos (por ejemplo, haciendo clic en “Acepto” en una casilla de verificación online, o a través de términos y condiciones en la página web), dichos mecanismos serán diseñados para que quede constancia verificable de que, sin la acción afirmativa del Titular, los datos no hubieran sido capturados, y que el Titular fue previamente informado y aceptó la Política de Tratamiento.

La Inmobiliaria conservará prueba de las autorizaciones otorgadas por los Titulares, ya sea en formato físico o electrónico, de manera que pueda ser consultada con posterioridad. Asimismo, almacenará registros sobre cuándo y cómo obtuvo cada autorización, siempre que sea posible, para tener evidencia del consentimiento.

10. Medidas de Seguridad sobre los Datos Personales

La Inmobiliaria adopta medidas de seguridad de índole técnica, administrativa y humana para proteger la información personal de los Titulares. Entre dichas medidas se incluyen controles para prevenir accesos no autorizados o usos fraudulentos de los datos, detección de actividades sospechosas, restricciones de acceso a la información personal únicamente a personal autorizado, y capacitación a nuestros empleados sobre el manejo adecuado de datos personales.

El Titular debe entender que ninguna transmisión o almacenamiento de datos en Internet es 100% seguro. Si bien la Inmobiliaria se esfuerza por proteger la información personal, no puede garantizar una seguridad absoluta. Por lo tanto, el Titular asume el riesgo de transmisión de sus datos al utilizar nuestros servicios en línea, lo cual declara conocer y aceptar. La Inmobiliaria, por su parte, se compromete a actualizar y mejorar continuamente sus prácticas de seguridad para minimizar riesgos.

Cada Titular que posea credenciales de acceso a secciones privadas del portal (por ejemplo, Usuarios registrados en el futuro) es responsable de mantener en confidencialidad su contraseña y credenciales. La Inmobiliaria no solicitará a los Titulares su clave de acceso de forma directa, y aconseja a los usuarios no divulgarla a terceros.

11. Procedimiento de Consultas

De acuerdo con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares o sus causahabientes pueden consultar de forma gratuita sus datos personales que estén almacenados en nuestras bases de datos, así como conocer la finalidad y el alcance del Tratamiento. Las consultas serán atendidas bajo las siguientes reglas:

La consulta podrá canalizarse a través del correo electrónico oficial (ver sección 18 de contacto) o por medio físico en nuestras oficinas. En todo caso, la Inmobiliaria deberá poder acreditar la fecha de recepción de la consulta.
La consulta del Titular será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepciónfuncionpublica.gov.co. Si no es posible responder dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al primer plazo.
El suministro de la información solicitada procederá previa verificación de la identidad del solicitante (Titular o representante). La información se entregará en un formato claro, legible y de fácil entendimiento, preferiblemente por el mismo medio en que se recibió la consulta, salvo que el solicitante indique otro mecanismo razonable.

12. Procedimiento de Reclamos (Corrección, Actualización, Supresión y Quejas)

Conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, si el Titular o sus causahabientes consideran que la información contenida en nuestras bases de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o si advierten un presunto incumplimiento de los deberes legales o de esta política por parte de la Inmobiliaria, pueden presentar un reclamo. Este reclamo se tramitará bajo las siguientes reglas:

Presentación del Reclamo: El reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a la Inmobiliaria (Responsable del Tratamiento) al correo electrónico oficial (ver sección 18) o por medio físico radicado en la oficina, indicando como mínimo:
- La identificación del Titular (nombre completo y número de identificación, anexando copia del documento de identidad). Si es presentado por un representante o apoderado, deberá adjuntarse el documento que acredite tal calidad (poder, acta de posesión de curador, etc.).
- La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la especificación precisa de lo que se solicita (p.ej.: corrección de dato X, actualización de dato Y, eliminación de mi información de la base de datos Z, revocatoria de la autorización, etc.).
- Dirección de notificación del reclamante (física o electrónica) y teléfono de contacto.
- Los documentos o pruebas que se quieran hacer valer para fundamentar el reclamo (opcional, si aplican).
Incompletitud del Reclamo: Si el reclamo resulta incompleto o adolece de información esencial, la Inmobiliaria requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información faltante, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que la persona que recibe el reclamo en la Inmobiliaria no sea competente para resolverlo, dará traslado al área o encargado correspondiente en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
Etiqueta “reclamo en trámite”: Una vez recibido un reclamo completo, la Inmobiliaria incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y la causa del mismo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles contados a partir de la recepción del reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse en la base de datos hasta que el reclamo sea resuelto.
Tiempo de respuesta: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles adicionales al primer término.
Escalamiento a la Autoridad: En caso de que el Titular o causahabiente haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Inmobiliaria y persista la inconformidad, podrá elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales, conforme lo establece la normatividad vigente.

La Inmobiliaria podrá establecer, en su portal web u otros medios, formularios estandarizados o sistemas que faciliten la presentación de consultas y reclamos por parte de los Titulares, informando de su existencia en el aviso de privacidad correspondiente.

13. Revocatoria de la Autorización y Supresión de Datos

El Titular de los datos personales puede, en todo momento, solicitar a la Inmobiliaria la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, y/o la supresión (eliminación) de los mismos de nuestras bases de datos, siempre que no exista un deber legal o contractual que imponga la conservación de dichos datos.

La solicitud de supresión de datos y la revocatoria de la autorización se deberán presentar por los canales descritos en el numeral 12 (presentando un reclamo formal). Si de acuerdo con la legislación de datos personales el Titular tiene derecho a que se eliminen sus datos, procederemos a hacerlo; de lo contrario, se le informará explícitamente la razón legal por la cual no es posible acceder a la solicitud (por ejemplo, porque existe un deber de conservación documental, o un contrato vigente que requiere el Tratamiento).

En caso de que la eliminación de los datos resulte procedente, la Inmobiliaria realizará la supresión de modo que la información no pueda recuperarse (borrado seguro), y notificará al Titular sobre el resultado. Alternativamente, a elección del Titular, podemos bloquear los datos personales, manteniéndolos solo para su uso con fines judiciales, fiscales o administrativos específicos, según aplique.

Hay que tener presente que la revocatoria de la autorización para ciertos tratamientos (por ejemplo, uso de datos de contacto para envíos publicitarios) no necesariamente implica la eliminación total de los datos personales, especialmente cuando éstos deban conservarse para otras finalidades legítimas (como la ejecución de un contrato aún vigente). La Inmobiliaria acatará las instrucciones del Titular en la mayor medida permitida por la ley.

14. Transferencia Internacional y Transmisión de Datos Personales

Debido a la naturaleza de las relaciones comerciales y operativas de la Inmobiliaria, y al uso de herramientas tecnológicas, es posible que los datos personales del Titular sean transferidos o transmitidos internacionalmente. Por ejemplo, podemos almacenar información en servidores ubicados fuera de Colombia (servicios en la nube), o compartir datos con aliados o proveedores en otros países para la gestión de servicios complementarios (como plataformas de email marketing, herramientas de análisis, etc.).

Con la aceptación de esta Política, el Titular autoriza expresamente a la Inmobiliaria para transferir o transmitir sus datos personales fuera del territorio colombiano, siempre que se garantice un nivel adecuado de protección de datos, de acuerdo con lo exigido por la normativa colombiana.

La Inmobiliaria, en cualquier caso, observará la confidencialidad de la información personal transferida. Si comparte datos con terceros (encargados o responsables receptores), exigirá contractualmente que dichos terceros conozcan esta Política y se comprometan a usar la información únicamente para los fines permitidos y conforme a los principios de protección de datos personales. Ningún tercero podrá utilizar la información recibida para un propósito diferente al que motivó la transferencia.

Adicionalmente, la Inmobiliaria podrá revelar información personal a autoridades gubernamentales, judiciales o administrativas, de Colombia o de otros países, e incluso a terceros participantes en procedimientos legales, cuando dicha divulgación sea necesaria o apropiada para: (a) cumplir con leyes o regulaciones aplicables (nacionales o internacionales) o atender requerimientos legales obligatorios; (b) responder a órdenes judiciales, mandatos legales o solicitudes válidas de autoridades competentes (por ejemplo, atender requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio u otra autoridad de protección de datos, colaborar en investigaciones judiciales, etc.); (c) hacer cumplir nuestros términos y condiciones o contratos; (d) proteger nuestros derechos, patrimonio o seguridad, así como los de nuestros clientes, empleados o terceros; (e) prevenir o detener actividades ilícitas, fraudulentas o que pongan en riesgo la seguridad de cualquier persona; y (f) en general, para la defensa legal de la Inmobiliaria en caso de litigios.

Siempre que realicemos una transferencia internacional de datos (por ejemplo, a un aliado en otro país), verificaremos que el país receptor o el destinatario ofrezcan niveles adecuados de protección de datos, o de lo contrario obtendremos las garantías exigidas por la Superintendencia de Industria y Comercio para realizar dicha transferencia (por ejemplo, clausulado contractual tipo, consentimiento explícito del Titular cuando aplique, etc.).

15. Periodo de Conservación de los Datos (Temporalidad)

La Inmobiliaria realizará el Tratamiento de los datos personales del Titular durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que lo justificaron. Esto significa que los datos serán conservados mientras exista una relación contractual y/o mientras el Titular no haya solicitado su supresión, siempre que continúe vigente la finalidad para la cual fueron recolectados.

Una vez cumplida la finalidad para la cual se obtuvieron los datos (por ejemplo, terminada la relación contractual con el cliente, o resuelta la solicitud del interesado), la Inmobiliaria procederá a la eliminación segura de los datos personales que no deban ser conservados por disposición legal. No obstante, ciertos datos podrán mantenerse por un período adicional cuando así se requiera para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales posteriores a la relación con el Titular. Por ejemplo, la información contable y tributaria debe conservarse durante los plazos establecidos en las normas fiscales; otra información podrá mantenerse para fines de protección legal de la Inmobiliaria frente a posibles responsabilidades nacientes del contrato o la ley (plazos de prescripción).

En cualquier caso, la información personal en desuso, cuya conservación no esté justificada por ninguna norma o finalidad lícita, será eliminada de nuestras bases de datos, o en su defecto se procederá a su anonimización (de manera que no se pueda asociar al Titular).

16. Uso de Cookies y Tecnologías Similares

El portal web de la Inmobiliaria utiliza cookies y tecnologías similares (como web beacons o píxeles) para mejorar la experiencia de los usuarios en nuestro sitio, analizar el tráfico y personalizar contenidos. A continuación, se explica el uso de estas tecnologías:

Cookies: Son pequeños archivos de información que se almacenan en el dispositivo del usuario (computadora, móvil, etc.) al visitar nuestro sitio web. Las cookies permiten, entre otras cosas, reconocer el navegador del usuario, recordar sus preferencias (por ejemplo, idioma, elementos guardados en un formulario) y brindar una navegación más ágil. También se usan para obtener datos estadísticos agregados sobre las visitas al sitio (por ejemplo, páginas más visitadas, tiempo de permanencia) y para fines publicitarios o de análisis.
La Inmobiliaria utiliza cookies propias y de terceros. Por ejemplo, podemos utilizar cookies para mantener la sesión iniciada de un Usuario Registrado de modo que no tenga que ingresar sus credenciales en cada visita; o cookies de servicios analíticos (Google Analytics u otros) para recopilar información anónima sobre el uso del sitio y entender cómo interactúan los visitantes con nuestras páginas. Las cookies no acceden ni capturan información personal almacenada en el dispositivo del usuario, solo contienen datos de navegación. Además, cualquier dato de identificación del usuario (como su ID de sesión) es encriptado para mayor seguridad.
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17. Modificaciones a la Política de Privacidad

La Inmobiliaria se reserva el derecho de modificar o actualizar en cualquier momento la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, por ejemplo, para adaptarla a cambios legislativos, políticas internas o nuevos requerimientos. Cualquier cambio sustancial será informado a los Titulares a través de los canales habituales (por ejemplo, un aviso en nuestro portal web, o un mensaje al correo electrónico registrado, si lo hay). En todo caso, es responsabilidad de los usuarios y Titulares revisar periódicamente la política de privacidad publicada en nuestro sitio web, a fin de conocer la versión más reciente de la misma.

Cuando la modificación se refiera a las finalidades del Tratamiento o a aspectos que requieren una nueva autorización del Titular, se recabará dicho consentimiento adicional según las disposiciones legales (por ejemplo, si en el futuro la Inmobiliaria decide tratar los datos para una finalidad no informada originalmente, se solicitará al Titular una nueva autorización específica).

Esta Política de Privacidad conserva su vigencia hasta que sea modificada y publicada una nueva versión. La fecha de última actualización se indicará al final del documento (ver sección 19).

18. Información de Contacto y Encargado de Protección de Datos

Para cualquier inquietud, petición, consulta o reclamo relacionado con el tratamiento de sus datos personales, el Titular puede contactar al Encargado de la Protección de Datos Personales designado por la Inmobiliaria:

Activos Inmobiliarios & Financieros S.A.S. – NIT 901.558.739-8
Domicilio: Av. Nariño Cra. 24 # 6 – 29 Local 1 Condominio Los Ángeles, Girardot, Cundinamarca, Colombia.
Teléfonos de contacto: +57 (311) 437–3074.
Correo electrónico: servicioalcliente@activoinmobiliarios.com
Persona encargada: Santiago Sánchez – Delegado para la protección de datos personales

Este contacto está disponible en horarios laborales para atender los requerimientos de los Titulares en materia de datos personales. Al comunicarse, por favor indicar claramente el motivo de su solicitud para poder direccionarla adecuadamente (ej.: consulta de datos, corrección, reclamo específico, revocatoria de autorización, etc.).

19. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 14 de agosto de 2025 y estará vigente hasta que sea modificada por otra versión. Las bases de datos en las cuales se almacenan datos personales de acuerdo con las finalidades aquí descritas tendrán una vigencia igual al periodo durante el cual se mantenga la finalidad o exista un deber legal de conservación de los datos, sin perjuicio de los derechos de los Titulares a solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, en los términos ya señalados.

(Última actualización: 08/14/2025.)